WebTERMINAL

La gestione degli accessi alle zone Espositori per carico e scarico in fase di allestimento stand
non è mai stata così semplice e funzionale.



A chi si rivolge.

Gli Enti Fieristici e gli organizzatori di manifestazioni ed eventi possono trovare in WebTerminal la soluzione ideale, di facile utilizzo, per agevolare e velocizzare le fasi di allestimento e di smontaggio stand.

L’applicativo regola in modo semplice ed efficace il flusso di Espositori e allestitori: i loro mezzi transiteranno nelle aree designate e occuperanno gli spazi appositi solo il tempo necessario alla fase di carico e scarico del materiale, con netta diminuzione del traffico sia all’interno che all’esterno del Quartiere Fieristico.

Web Terminal è studiato per coloro che intendono ottimizzare le fasi di avvio e conclusione di qualsiasi tipo di manifestazione, evitando ingorghi e problematiche di congestione della viabilità.


Cosa fa WebTerminal

Si possono regolare e risolvere le problematiche di flusso in fase di allestimento e smontaggio stand con otto operazioni, tutte gestite da WebTerminal.

Ecco quali sono:

  1. Registrazione/login via web dell’operatore (espositore, allestitore, fornitore…)
  2. Deposito di una cauzione e rilascio di un documento di accesso (Pass), sempre via web
  3. Verifica del Pass all’arrivo dell’operatore
  4. Possibilità di mostrare il Pass anche da smartphone/tablet, rigenerazione o nuova registrazione sul posto, in caso di smarrimento o dimenticanza
  5. Rilascio di uno scontrino con l’orario di ingresso e il tempo di permanenza consentito
  6. Registrazione dell’orario di uscita, e calcolo automatico del tempo di permanenza effettivo
  7. Restituzione della cauzione o trattenuta in caso di mancato rispetto dei tempi previsti
  8. Possibilità di gestire eccezioni e di forzare il meccanismo a fronte di situazioni imprevedibili


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Come funziona WebTerminal

La ditta espositrice effettua la procedura di registrazione online sul sito

Il modulo viene compilato in ogni sua parte e viene effettuato il DEPOSITO CAUZIONALE:
- Auto/Furgoni: 300€
- Camion <35 q: 300€
- Camion >35 q: 500€

Il modulo che riporta un Qr code viene stampato

Il modulo va portato in viaggio

L’accesso al Terminal è di fianco al parcheggio multipiano, vicino all’ingresso del quartiere fieristico «Michelino.
Qui avviene la lettura del codice e l’accettazione

Chi si presenta sprovvisto di codice viene indirizzato al Centro Assistenza Trasportatori, all’interno dell’Area Terminal

Alla consegna del codice viene rilasciato uno scontrino con indicato il tempo di permanenza consentito

TEMPO DI PERMANENZA MASSIMA
- Auto/Furgoni: 1 h e 30 minuti
- Camion <35 q: 2 h
- Camion >35 q: 3 h

Il rispetto dei tempi previsti per lo scarico delle merci comporta la restituzione della cauzione

Il trasportatore conserva una ricevuta che documenta il tempo effettivo di permanenza

Da cosa è composto l’applicativo di gestione

Il sistema di gestione WebTerminal ruota su quattro componenti cardine.

Backoffice e procedure automatiche pianificate
- Con il Backoffice è possibile gestire e fare ricerche in tempo reale per tutti i ruoli o utenti deputati a controllare WebTerminal: Ente Fiera/Gestore del Quartiere, Organizzatore della manifestazione, Operatori al desk, Responsabili del servizio, Amministrazione.
- Con le procedure automatiche pianificate si possono gestire varie tipologie di situazioni, ad esempio:

  1. reminder per il versamento della cauzione, sia Email che SMS
  2. rimozione/disattivazione dei pass inutilizzati
  3. incasso cauzioni per pass con entrata certificata ma senza uscita
  4. gestione ingressi in prossimità della chiusura del servizio Terminal
  5. rilascio dei pass correttamente utilizzati

WebApp per smartphone e stampanti portatili
Gli operatori posti all’ingresso del quartiere fieristico disporranno di:
- smartphone per accedere a una webapp tramite Internet e wifi, in modo da registrare arrivi, accettazione, ingressi, uscite;
- stampante portatile anch’essa con accesso wifi per leggere il codice presente sul Pass ed emettere l’apposito scontrino da consegnare all’autista;
- eventuali batterie di ricambio / caricabatterie.

Sito Terminal con area riservata per Espositori e Allestitori
Gli Espositori e Allestitori avranno a disposizione un sito con le istruzioni sul funzionamento del Terminal e la possibilità di registrarsi, accedere alla prenotazione dei Pass e versare la cauzione tramite carta di credito.
Segnaliamo che è possibile, anche se sconsigliato, il versamento della cauzione in contanti al desk del Terminal presente all’ingresso della Fiera.

Eventuali connessioni con gestionale e sistema di registrazione / accesso esistente
WebTerminal può essere integrato con sistemi esistenti che l’Ente Fiera ha già in uso.
Questo può avvenire mediante single-sign-on ed eventualmente anche attivando uno scambio dei dati inseriti in tempo reale fra i due sistemi informativi. Il gestore del servizio Terminal (Es. Organizzatore della fiera, oppure azienda terza che si occupa dei servizi dell’Ente Fiera, ecc…) normalmente dispone di un gestionale amministrativo. Per gestire al meglio tutte le fatture generate dalle pratiche fatte al desk (ufficio presso il Terminal) e dalle cauzioni incassate, è possibile (e consigliabile) integrare il Terminal con il gestionale stesso.

Quali vantaggi offre

WebTerminal offre numerosi vantaggi per tutti gli attori della filiera: Quartiere Fieristico, Organizzatori della Manifestazione, Fornitori di servizi di Logistica, Espositori, Allestitori.

SENZA WEBTERMINAL

Non è possibile prevedere e distribuire nell’arco dei giorni di allestimento o disallestimento l’arrivo di camion e furgoni.

L’afflusso di molti mezzi concentrato in poco tempo crea code e caos agli ingressi del Quartiere Fieristico.

Una volta entrati nel Quartiere, i mezzi si fermano troppo tempo impedendo ad altri l’accesso.

I trasportatori perdono ore in coda ad aspettare che si liberi lo spazio per lo scarico all’interno del Quartiere fieristico.

Per le manifestazioni più grandi, l’afflusso di mezzi in orari di picco provoca la congestione e il blocco di strade e arterie importanti (svincoli di tangenziali, caselli autostradali).

Si crea un clima di confusione ed anarchia che può generare discussioni e conflitti tra i diversi operatori.

La gestione di questi problemi rappresenta solo un costo.

CON WEBTERMINAL

L’arrivo dei mezzi viene pianificato e distribuito grazie al sistema di prenotazione degli slot temporali.

Si evitano i picchi di afflusso e quindi le code all’ingresso del Quartiere Fieristico.

I trasportatori liberano lo spazio prima possibile perché hanno ben chiaro l’obiettivo di recuperare la cauzione.

I trasportatori non devono più stare ore in coda, guadagnando tempo quindi denaro.

Le pubbliche autorità e i cittadini apprezzano che la Fiera non causa più blocchi e congestioni in fase di allestimento e smontaggio stand.

Le regole sono chiare per tutti, non si litiga e non si discute: chi sta alle regole, recupera la cauzione. Chi no, paga.

Il sistema genera entrate economiche che coprono tutti i costi.

Per tutti questi motivi l’Ente Bologna Fiere ha già adottato con successo WebTerminal per gestire il flusso degli accessi per allestimento stand di importanti manifestazioni.

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